Arbeitsaufträge planen, terminieren und zuweisen

Auf der Registerkarte Übersicht werden alle geplanten Arbeitsaufträge angezeigt. Sie werden in Arbeitsanweisungen (Wartungsarbeiten) und Checklisten (Kontrollgänge) unterteilt. Sie können diese Arbeitsaufträge einer Benutzergruppe, z. B. allen Elektrikern, oder direkt bestimmten Benutzern zuweisen. Zudem können Sie ein Start- und Enddatum für jeden Arbeitsauftrag vorschlagen, diese werden jedoch lediglich zum Sortieren verwendet.

Auf der Registerkarte Arbeitsanweisungen werden Arbeitsanweisungen angezeigt, die aus einer Anwendung für Arbeitsverwaltung wie SAP importiert wurden. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Zeigen Sie Details zu Arbeitsanweisungen mit einer Liste der Arbeitsvorgänge (Vorgänge) an, die ausgeführt werden sollen. Erweitern Sie den Arbeitsvorgang, um zu sehen, ob er für mehrere Anlagenteile gilt.
• Wählen Sie Erstellen und zuweisen aus, um eine Checkliste aus Arbeitsanweisungsvorgängen zu erstellen. Sobald Sie die Checkliste erstellt haben, können Sie die Anzahl an Arbeitsvorgängen erweitern, um den Fortschritt anzuzeigen.
• Erstellen Sie neue Checklisten aus mehreren Arbeitsanweisungsvorgängen, die für einen Außendienstmitarbeiter relevant sind. Wenn noch Arbeitsvorgänge übrig sind, können Sie auch eine weitere Checkliste erstellen. Der Arbeitsauftrag bleibt in Bearbeitung, bis die Außendienstmitarbeiter alle Arbeitsvorgänge in der Arbeitsanweisung erledigt haben.

Die Registerkarte Checklisten zeigt wiederkehrende Arbeitsaufträge, die aus Vorlagen generiert wurden, welche auf der Registerkarte Vorlagen erstellt wurden. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Checklistendetails anzeigen
• Checklisten zuweisen oder erneut zuweisen
• Checklisten-Arbeitsaufträge nachverfolgen und fertigstellen
• Checklisten löschen Wenn der Außendienstmitarbeiter die Daten erfasst, bevor Sie die Checkliste löschen, werden die Daten gespeichert und in InField abgelegt. Sie können die gelöschte Checkliste nur über die Cognite API wiederherstellen.

Tipp

Um von einem Standort zu einem anderen zu wechseln, navigieren Sie zu Konto > Konto verwalten > Standort auswählen.

Wenn Sie die Arbeit planen, können Sie auch Suchen (🔍) verwenden, um Zeitreihen, Anlagenteile und Dokumente an Ihrem ausgewählten Standort zu finden und zu analysieren.

Vorlagen erstellen

Verwenden Sie die Registerkarte Vorlagen, um Arbeitsaufträge zu planen, die die Mitarbeiter vor Ort in regelmäßigen Zeitintervallen durchführen sollen, wie etwa wöchentliche Kontrollgänge der Anlage. Sie haben folgende Möglichkeiten auf der Registerkarte Vorlagen:

• Füllen Sie eine Vorlage mit Feldern zum Hinzufügen von Messwerten, zu prüfenden Elementen und Zeitplänen.
• Weisen Sie InField an, tägliche Checklisten für ausgewählte Fachbereiche und Benutzer zu öffnen.
• Gruppieren Sie zusammengehörige Elemente basierend auf Standort des Anlagenteils, Arbeitsschichten, usw. Beispielsweise gehören die Anlagenteile 1 und 4 zur Gruppe Area A und Anlagenteile 2 und 3 gehören zur Gruppe Area B.
• Für wiederkehrende Arbeitsaufträge wie z. B. Kontrollgänge erstellen Sie identische Checklisten aus Vorlagen und legen Zeitintervalle fest, in denen die Außendienstmitarbeiter die Arbeitsvorgänge durchführen sollen.

Hinweis

Bei der Erstellung einer Vorlage ist zu beachten, dass eine Vorlage auf 500 Arbeitsvorgänge begrenzt ist. Um den Außendienstmitarbeitern die Orientierung vor Ort zu erleichtern, sollte sie jedoch so kurz wie möglich gehalten werden.

So erstellen Sie eine Vorlage:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Vorlagen und erstellen Sie eine Vorlage.

2. Fügen Sie Arbeitsvorgänge hinzu und verknüpfen Sie diese bei Bedarf mit Anlagenteilen.

3. Optional. Geben Sie eine detaillierte Beschreibung oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Arbeitsvorgang ein. Fügen Sie bei Bedarf Links ein.

4. Optional. Wählen Sie Zum Arbeitsvorgang hinzufügen aus und anschließend:

   • Messwert, wenn die Außendienstmitarbeiter Messwerte der Geräte hinzufügen sollen. Sie können die Maßeinheit festlegen, z. B. bar, für Druckmesswerte sowie Minimal- und Maximalwerte. Sie können nur Zeitreihen suchen und verbinden, die InField erstellt wurden.
   Tipp

   InField speichert die Messwerte als Zeitreihen in CDF und Sie können die Werte mithilfe von Charts einschätzen und analysieren.

   Wenn Sie aus einer Checkliste einen Messwert entfernt haben, dann ist dieser als Zeitreihe weiterhin verfügbar.

   • Zu prüfendes Element, wenn Sie dem Arbeitsvorgang weitere zu prüfende Elemente hinzufügen möchten. Sie können beschreiben, was zu tun ist, alternative Antworten (Aktionsschaltflächen) hinzufügen und Statusangaben mit den Schaltflächen verknüpfen. Zum Beispiel:
     • Bediener bearbeiten die Checkliste und wählen die Schaltfläche, mit der der Status OK verknüpft wird. Dann ändert sich ihr Arbeitsvorgangsstatus in OK.
     • Wenn ein Messwert außerhalb des Bereichs liegt (Nicht OK) und es zu prüfende Elemente gibt, die mit dem Status OK verknüpft sind, ändert sich der Status in den kritischen Status Nicht OK. Füllen Sie alle Messwerte und zu prüfenden Elemente aus, damit sich der Status automatisch ändert.
       
   • Zeitplan, wenn die Checkliste in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden soll. Sie können festlegen, dass Checklisten an bestimmten Tagen, alle zwei Wochen, zweimal im Monat montags, einmal im Jahr usw. automatisch geöffnet werden sollen. Der voreingestellte Startzeitpunkt ist 6:00 in der lokalen Zeitzone des Computers. Sie können die Startzeit in halbstündigen Zeitintervallen ändern.
   • Nachricht, wenn Sie möchten, dass die Außendienstmitarbeiter eine schriftliche Antwort auf eine Anfrage, Frage, Nachricht usw. geben.
   • Bedingung, wenn Sie Arbeitsvorgänge hinzufügen möchten, die Mitarbeiter vor Ort abhängig vom Arbeitsvorgangsstatus ausführen sollen.

5. Legen Sie die Checkliste auf Bereit fest.

Vorlagenarbeitsvorgänge planen

Wenn Sie Arbeitsvorgänge planen, die in regelmäßigen Abständen als Checklisten angezeigt werden sollen, können Sie auch Folgendes tun:

• Legen Sie das Zeitfenster fest, in dem die Außendienstmitarbeiter den Arbeitsvorgang abschließen sollen.
• Wählen Sie die Zeitzone (⚙).
• Legen Sie das Startdatum fest, wann aus dem Arbeitsvorgang die erste Checkliste erstellt werden soll. Standardmäßig wird das Datum für das Hinzufügen eines Zeitplans verwendet.

Wenn Sie Arbeitsvorgänge planen:

• Verschieben Sie die Vorlage zu Bereit. Andernfalls wird der Zeitplan nicht gestartet.
• Denken Sie daran, dass durch die automatische Zeitplanung Checklisten mit Verzögerung erstellt werden, es sei denn, Sie erstellen sie vor der Startzeit des Arbeitsvorgangs.

Neue Checklisten erstellen

Eine Checkliste ist ein Arbeitsvorgang oder eine aus einer Vorlage oder einem Arbeitsauftrag erstellte Liste von Arbeitsvorgängen.

Sie können eine Checkliste aus einer Vorlage oder ihren Arbeitsvorgängen erstellen. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Manuell. Wählen Sie auf der Registerkarte Übersicht > Arbeitsanweisungen oder Checklisten die Option Erstellen und zuweisen oder Neue Checkliste erstellen aus, geben Sie ein Start- und Enddatum ein und bestätigen Sie die Erstellung. Die Daten dienen nur zur Sortierung.

• Automatisch. Erstellen Sie auf der Registerkarte Checklisten einen Arbeitsvorgang und planen Sie die Ausführung: Zum Arbeitsvorgang hinzufügen > Zeitplan. Der Arbeitsvorgang wird in der erstellten Checkliste automatisch gemäß dem Zeitplan angezeigt. Der voreingestellte Startzeitpunkt ist 6:00 in der lokalen Zeitzone des Computers. Sie können die Startzeit in halbstündigen Zeitintervallen ändern.

Hinweis

Sie benötigen erweiterten Zugriff zum Planen und Terminieren von Arbeitsaufträgen und Sie müssen Arbeitsaufträge mithilfe von InField auf einem Computer (kein mobiles Gerät) zuweisen.

Sie können eine Checkliste aus einem Arbeitsauftrag oder dessen Arbeitsvorgängen (Vorgängen) nur manuell erstellen.

1. Wechseln Sie zu Übersicht > Arbeitsaufträge.
2. Erstellen Sie eine Checkliste aus einem Arbeitsauftrag oder mehreren Arbeitsvorgängen:

• Wählen Sie den Arbeitsauftrag aus, um eine Checkliste aus allen enthaltenen Arbeitsvorgängen zu erstellen.
• Erweitern Sie Ihren Arbeitsauftrag und wählen Sie die gewünschten Vorgänge auf Ihrer Checkliste aus.

Ein Arbeitsauftrag kann aus einem oder mehreren Vorgängen bestehen. Vorgänge sind einzelne Schritte in einem Auftrag oder einzelne Arbeitsvorgänge in einer Checkliste. Einige Vorgänge, die aus dem Arbeitsmanagementsystem stammen, sind mit einer Auftrags- oder Vorgangsnummer versehen. Ein Vorgang in einem Arbeitsauftrag kann mehrere Arbeitsvorgänge in einer Checkliste generieren, wenn mehrere Vorgänge über dieselbe Auftrags-/Vorgangsnummer und dieselbe Arbeitsauftragsnummer (parentActivityId) verfügen.

Arbeitsaufträge nachverfolgen und fertigstellen

Wenn die Außendienstmitarbeiter die Arbeitsvorgänge auf einer Checkliste fertigstellen, aktualisieren sie den Status und fügen relevante Bilder, Messwerte und Beobachtungen hinzu. Der Status aller Arbeitsaufträge wird zusammen mit deren Fortschritt auf der Registerkarte Übersicht angezeigt. Hier können Sie die Spalten sortieren und relevante Daten auswählen. Um den Status für eine Checkliste oder einen Arbeitsauftrag festzulegen, wählen Sie das Element und anschließend Weitere Optionen (…) > Checkliste setzen auf > Fertig.

Checklisten oder Arbeitsanweisungen mit dem Status Fertig können nicht aktualisiert werden. Mit dem erweiterten Zugriff können Sie jedoch den Status auf In Bearbeitung ändern und die Checkliste aktualisieren.

Die Bedeutung der Farben für den Status der Checkliste.

Farbe	Bedeutung
Grau	Der Mitarbeiter hat keine Aufgaben abgeschlossen.
Grün	Der Mitarbeiter hat die Checkliste abgeschlossen und alle Arbeitsvorgänge haben den Status OK oder Nicht zutreffend.
Blau	Der Mitarbeiter hat die Checkliste angefangen, aber nicht abgeschlossen.
Rot	Der Mitarbeiter hat den Status mindestens eines Arbeitsvorgangs auf Nicht OK oder Gesperrt gesetzt.

Löschen und Wiederherstellen von Vorlagen und Arbeitsvorgängen

Um eine Vorlage zu löschen, wählen Sie Weitere Optionen (…) rechts neben + Arbeitsvorgang hinzufügen > Vorlage löschen.

Um eine Vorlage wiederherzustellen, wählen Sie im linken Bereich Gelöscht > Weitere Optionen (…) neben der wiederherzustellenden Vorlage > Vorlage wiederherstellen.

Ein Arbeitsvorgang, der aus einer Vorlage gelöscht wurde, kann nicht wiederhergestellt werden.

Beobachtungen erstellen und anzeigen

Auf der Registerkarte Beobachtungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Lassen Sie sich Details zu allen Anlagenteil-Beobachtungen und zur aktuellen Zahl an neuen Beobachtungen anzeigen. Nur in der Desktop-Version verfügbar.

• Erstellen Sie Beobachtungen. Alle Beobachtungen werden als Entwurf gespeichert, bis Sie Fertig wählen.

• Bearbeiten Sie Beobachtungen, die nicht an SAP gesendet wurden (die SAP-Funktion muss aktiviert sein). Nur abgeschlossene Beobachtungen werden an SAP gesendet.

• Löschen Sie die Beobachtungen, mit dem Status Entwurf oder Nicht gesendet.

Für den Status einer Beobachtung gibt es folgende Möglichkeiten:

Status	Bedeutung
Entwurf	Die Beobachtung läuft.
Abgeschlossen	Der Benutzer verfügt über sämtliche Informationen und hat Abgeschlossen ausgewählt.
Gesendet	Der Benutzer hat die Beobachtung abgeschlossen und an SAP gesendet.
Datei nicht gefunden	Die Beobachtung wurde an SAP gesendet, nicht jedoch die angehängten Mediendateien.
Nicht gesendet	Die Beobachtung wurde nicht an SAP gesendet.